SAP Fieldglass Compliance för hantering av extern arbetskraft

Bakgrund

Implema spelade en nyckelroll i att optimera en av sina kunders inköp samt hantering av externa arbetskraft tillsammans med sin partner SAP Fieldglass.

Kunden som är en global telekomleverantör med verksamhet i över 170 länder, har ett stort behov av att anlita extern arbetskraft och stod inför komplexa utmaningar. De behövde effektiva och enhetliga processer för att hantera tusentals konsulter som arbetar i olika länder och projekt.

Efter en djupgående förstudie valde kunden att använda SAP Fieldglass som sin VMS plattform (Vendor Management System) för att förbättra hanteringen av externa resurser. En plattform som hjälper till att hitta, anställa, hantera, betala och utvärdera externa konsulter samt konsultleverantörer. Upp till 20 000 konsulter hanteras idag via den nya plattformen med en täckning på 90% av total kostnad.

Uppdrag

Kunden hade compliance högt på agendan och tog in en senior projektledare från Implema för att leda ett globalt förändringsprogram. Programmet hade som syfte att skapa struktur och transparens över all extern arbetskraft inom bolaget. Detta för att minimera både legala och kommersiella risker som följer med att inte ha kontroll över sin externa arbetskraft.Implema ledde arbetet med att driva förändringen globalt genom att skapa en medvetenhet och kunskap i organisationen.

Goda resultat uppnåddes genom följande:

Stakeholder mapping – Identifiera gap mellan olika enheter och nivåer av organisationen. Utifrån gapen arbeta med riktad och anpassad kommunikation till olika intressenter.
Kommunicera och utbilda i korrekta processer och rutiner. Hålla i workshops och frågestunder. Programledaren var en neutral part som sammanförde olika funktioner och roller i organisationen för att säkerställa framdrift och minska friktion.
Förenkla, förenkla, förenkla. Rensa i material och tydliggöra syftet med förändringen. Skapa enkla guider med standardiserad terminologi och definitioner för att skapa förutsättningarna att kunna göra rätt.
Presentera fakta för att adressera och motivera tvivlande intressenter om behovet för förändringen. Förklara konsekvenser av att inte göra något.
Säkerställa verktyg och kontroller för ökad processefterlevnad även efter programmets avslut.

Lösning

Programmet fick utmärkelse som ett av de mest framgångsrika projekten inom sourcing under 2022.

Sponsorer och styrgrupp uttryckte stor uppskattning till projektets resultat och erkände att de initialt inte hade trott på att förändringen skulle fungera.
Projektet skapade förutsättningar för samarbete mellan olika funktioner genom gemensamma instruktioner och definitioner istället för att alla hade egna varianter.
Etablering av tvärfunktionella samarbetsforum för kunskapsdelning och förankring i gemensamma frågor.
Projektet synliggjorde brister i befintliga processer och påbörjade arbete med fortsatt förbättringsarbete.
Projektet lyckades med en bred kommunikation som tydliggjorde förväntningar på intressenter.